POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Apreciado Usuario

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IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

• • Razón social: GEES GLOBAL S.A.S.
  • NIT: 901368337-5
  • Página Web: https://merlinrod.com
  • Celular: 312 461 8483
  • Correo electrónico: [email protected]
  • Domicilio principal y dirección de notificación judicial: Edificio Ecotek Cl 99 # 10 57 Bogotá

AVISO LEGAL

El usuario, al consentir en cualquiera de los contratos que se perfeccionan al realizar transacciones en https://merlinrod.com, declara bajo la gravedad de juramento, que sus ingresos provienen de actividades lícitas, que no se encuentra con registro negativo en listados de prevención de lavado de activos nacionales o internacionales, que no se encuentra dentro de una de las dos categorías de lavado de activos (conversión o movimiento) y que en consecuencia, se obliga a responder frente a GEES GLOBAL S.A.S., por todos los perjuicios que se llegaren a causar como consecuencia de esta afirmación. En igual sentido responderá ante terceros. Declara igualmente, que sus conductas se ajustan a la Ley y a la ética y, en consecuencia, se obliga a implementar las medidas tendientes a evitar que sus operaciones puedan ser utilizadas con o sin su consentimiento y conocimiento como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a éstas actividades. En el mismo sentido, se compromete a actuar dentro del marco legal vigente en Colombia, dando cumplimiento a todos los procedimientos, trámites y obligaciones contemplados en la Ley y demás normas pertinentes y que cualquier evidencia de que estos principios no se cumplen o puedan estar en entredicho será causal suficiente para resolver, a criterio de la Parte cumplida, el Contrato que resulte de su aceptación.

INTRODUCCIÓN

GEES GLOBAL S.A.S., a través de su página web ofrece un servicio para facilitar al usuario el conocimiento y el acceso a los productos y servicios. La utilización del portal: https://merlinrod.com, se rige por los siguientes términos y condiciones:
Ingresar y usar esta herramienta significa que el usuario ha leído, entendido y aceptado los términos y condiciones para el uso del sitio; en caso contrario debe abstenerse de utilizarlo.
Los términos y condiciones pueden ser cambiados por GEES GLOBAL S.A.S., en cualquier momento y sin previo aviso.
GEES GLOBAL S.A.S., (en adelante “la empresa”) está comprometida con el cumplimiento de la regulación en materia de protección de Datos Personales y con el respeto de los derechos de los Titulares de la información. Por esta razón, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, “La Política”) de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucren Tratamiento de Datos Personales y de obligatorio cumplimiento por parte de la empresa, sus Administradores, Colaboradores y los terceros con quien éste se relacione contractual o comercialmente.
GEES GLOBAL S.A.S., dentro del desarrollo de su objeto social, diariamente recibe, transmite y trata Datos Personales por lo que es indispensable contar con esta política y darle estricto cumplimiento.

OBJETIVO Y ALCANCE DE LA POLÍTICA

La Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los criterios bajo los cuales se realiza el tratamiento de la información personal que reposa en las bases de datos y en archivos físicos y electrónicos de GEES GLOBAL S.A.S.
La Política de Tratamiento de Datos Personales, establece los lineamientos que se llevan a cabo para el tratamiento de los datos personales, mecanismos para ejercicio del derecho de hábeas data, así como las finalidades, medidas de seguridad, y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal.

DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular del dato para llevar a cabo el Tratamiento. Esta puede ser i) escrita; ii) verbal o; iii) conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el Titular aceptó el Tratamiento de sus datos.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
• Consulta: Solicitud del Titular del Dato Personal, de las personas autorizadas por éste, o las autorizadas por ley, para conocer la información que reposa sobre él en las Bases de Datos de la empresa.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables.
• Dato Personal Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular. Por ejemplo: los papeles o libros de los comerciantes y documentos privados.
• Dato Personal Público: Dato calificado como tal, según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Por ejemplo: los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los Datos Personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co.).
  Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del Titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
• Dato personal semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general. Por ejemplo: el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
• Dato personal sensible: Dato que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Por ejemplo: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares), entre otros.
• Encargado: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Autorizado: Personas que bajo responsabilidad de la empresa o sus Encargados pueden realizar Tratamiento de Datos Personales en virtud de la Autorización otorgada por el Titular.
• Reclamo: Es la solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.
• Responsable:
• Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales como, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación, transferencia, transmisión, actualización o supresión de los Datos Personales, entre otros. El Tratamiento puede ser nacional (dentro de Colombia) o internacional (fuera de Colombia).
• Transmisión: Implica el Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Transferencia: Implica el Tratamiento de Datos Personales que tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Requisito de procedibilidad: Paso previo que debe surtir el Titular antes de interponer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Este consiste en una reclamación directa al Encargado o Responsable de sus Datos Personales.
• Incidente de seguridad: Se refiere al acceso, intento de acceso, uso, divulgación, modificación o destrucción no autorizada de información; un impedimento en la operación normal de las redes, sistemas o recursos informáticos; o una violación a la Política de Seguridad de la Información de la GEES GLOBAL S.A.S.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

1. Relacionados con la Recolección de Datos Personales.
   1. Principio de Libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
      Se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y por tanto, no podrán recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos.
   2. Principio de Limitación de la Recolección: Sólo deben recolectarse los Datos Personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del Tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de Datos Personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.


2. Relacionados con el Uso de Datos Personales.
   1. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular de forma previa, clara y suficiente. No podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.
   2. Principio de Temporalidad: Los Datos Personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del Tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del Tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.


3. Relacionados con la Calidad de la Información.
   1. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando GEES GLOBAL S.A.S., lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos en caso de ser procedente.


4. Relacionados con la Protección, el Acceso y Circulación de Datos Personales.
   1. Principio de Seguridad: Cada persona vinculada con GEES GLOBAL S.A.S., deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la misma para otorgar seguridad a los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
   2. Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
   3. Principio de Acceso y Circulación Restringida: Sólo se permitirá acceso a los Datos Personales a las siguientes personas:
      1. Al Titular del dato.
      2. A las personas autorizadas por el Titular del dato.
      3. A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.
   
   
   4. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

   Todo nuevo proyecto al interior de GEES GLOBAL S.A.S., que implique el Tratamiento de Datos Personales deberá ser consultado con el Oficial de Protección de Datos, que es la persona encargada de asegurar el cumplimiento de esta Política y de las medidas necesarias para mantener la confidencialidad del Dato Personal.

   DEBERES DE GEES GLOBAL S.A.S., CUANDO OBRA COMO RESPONSABLE.

   GEES GLOBAL S.A.S., está obligada a cumplir los deberes impuestos por la ley. Por ende, debe obrar de tal forma que cumpla con los siguientes deberes

   1. Respecto del Titular del dato.
      1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos mencionados en el acápite VII de la presente Política.
   
   
   2. Respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales.
      1. Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política.
      2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
      3. Actualizar la información cuando sea necesario.
      4. Rectificar los Datos Personales cuando ello sea procedente.
   
   
   3. 3. Respecto del Tratamiento a través de un Encargado
      1. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
      2. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
      3. Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
      4. Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
      5. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
      6. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
   
   
   4. Respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.
      1. Informarle cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
      2. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

   DEBERES DE GEES GLOBAL S.A.S., CUANDO OBRA COMO ENCARGADO

   En caso de Tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización que sea la Responsable del Tratamiento, GEES GLOBAL S.A.S., deberá cumplir los siguientes deberes:

   1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
   2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
   3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
   4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo.
   5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente Política.
   6. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
   7. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el Titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
   8. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
   9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

   TERCEROS A QUIENES VA DIRIGIDA LA POLÍTICA

   La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, está dirigida a:

   1. Clientes de los servicios de GEES GLOBAL S.A.S.
   2. Colaboradores
   3. Contratistas
   4. Proveedores y aliados comerciales
   5. Encargados de la Información
   6. Cualquier titular de la información, ya sea actuando a nombre propio, o como representante legal, que con ocasión, a las actividades que realice, se encuentre vinculado con GEES GLOBAL S.A.S., se requiera de su información personal para el desarrollo de las mismas.

   CUMPLIMIENTO NORMATIVO DEL RÉGIMEN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

   
   

   La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, da cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia, en especial, el artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, Sentencia C-748 de 2011, Circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas que la modifiquen, complementen o adicionen.

   RESPONSABILIDAD LIMITADA

   Sin perjuicio de lo consagrado en la legislación colombiana aplicable, GEES GLOBAL S.A.S., no asume responsabilidad alguna, por daño o perjuicio derivado de la pérdida de información o utilidades, presencia de virus informáticos resultados del uso o la imposibilidad de usar el material de esta página web.
   En caso de que el uso del material de esta página web genere la necesidad de dar servicio, modificar o reparar el equipo o la información, el usuario asume cualquier costo derivado de ello.

   CONFIDENCIALIDAD DE LA CUENTA

   El usuario debe manejar con completa confidencialidad su cuenta, así como de cualquier otro número de identificación o clave del Usuario, independientemente de que éstos hayan sido proporcionados por GEES GLOBAL S.A.S., o seleccionados por el “usuario”. Todas las actividades que se realicen con su cuenta como: intercambios, consultas, solicitudes y demás actividades; serán de su exclusiva responsabilidad.
   Por lo anterior, así el usuario tenga o no tenga cuenta en la página de GEES GLOBAL S.A.S., es necesario que cuente con dispositivos de seguridad electrónicos y adopte las medidas necesarias que eviten, entre otros: la suplantación de la persona, la utilización de su información por terceras personas, los fraudes, las intrusiones, los virus, espías y similares. Además, mediante estos dispositivos de seguridad se podrá verificar la identidad del “usuario”.

   TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y LA FINALIDAD DEL MISMO

   GEES GLOBAL S.A.S., realizará el Tratamiento de los Datos Personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el Titular, la ley o las entidades públicas para el cumplimiento de las actividades propias de su objeto social como pueden ser la contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios que ésta ofrece.
   El Tratamiento de los Datos Personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información.

   Finalidades relativas a la gestión de proveedores, clientes corporativos y aliados

   • Gestión de la información financiera, comercial, crediticia, así como manejo de tesorería, aspectos administrativos, manejo de proveedores y contratistas, clientes y en general información para el manejo comercial de GEES GLOBAL S.A.S.
   • Gestión de Facturación, Gestión Contable, Gestión de proveedores y contratistas, Gestión económica y contable, Histórico de relaciones comerciales, Requerimientos por organismos de control.
   • Comunicaciones físicas y digitales para la verificación del cumplimiento de los compromisos contractuales.
   • Auditorías a proveedores para el efectivo cumplimiento del producto o servicio encomendado.
   • Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, centrales de riesgo, abogados, y cualquier autoridad nacional o internacional que debe investigar condiciones de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y narcotráfico, proliferación de armas de destrucción masiva y operaciones sospechosas.

   Finalidades relativas a la gestión de clientes finales

   • Contactar a los usuarios, por cualquier medio conocido o por conocer, para brindarle información sobre nuestros productos, así como solicitarle información sobre la experiencia GEES GLOBAL S.A.S.
   • Prestación de servicios adicionales que ofrece GEES GLOBAL S.A.S., para la mejora de la experiencia del usuario, así como servicio al cliente y actividades para la difusión de productos.
   • Gestión de tareas básicas de administración; informar por cualquiera de los medios proporcionados al momento del suministro de la información, novedades, productos y servicios actuales y futuros relacionados con eventos, beneficios y productos adquiridos; responder a solicitudes específicas de los usuarios finales y otras finalidades comerciales directa o indirectamente relacionadas con la actividad propia de GEES GLOBAL S.A.S., ó servicios promovidos directamente por los aliados.
   • Encuestas de opinión, Prospección comercial, Publicidad propia, Segmentación de mercados, Ofrecimiento de servicios por cualquier medio conocido o por conocer.
   • Desarrollo de actividades de mercadeo, realización de eventos relativos a GEES GLOBAL S.A.S., eventualmente se captura imágenes y videos de personas, así mismo, se recolecta información para actividades que realiza sin ánimo de lucro y con fines sociales.
   • Conocer cuántas veces visitas la página de GEES GLOBAL S.A.S., para poder entregar publicidad que considere que puede llegar a ser de su interés, según las preferencias y comportamientos que el usuario tiene o ha tenido. A través de las cookies, se podrá optimizar la publicidad que el usuario ve en la página o recibe mediante correros electrónicos y mensajes push. En este caso, GEES GLOBAL S.A.S., puede guardar la navegación de los usuarios finales para mejorar la experiencia del usuario, y saber sobre los productos y servicios que mostró interés en el momento de la visita.
   • Difusión de eventos sociales y comerciales realizados por GEES GLOBAL S.A.S., y sus aliados, donde GEES GLOBAL S.A.S., puede llegar a capturar imágenes a través de cámara y de video de los titulares, y difundirlos a través de sus redes sociales y plataformas web administradas por GEES GLOBAL S.A.S., o en algún comercial o publicidad en cualquier tipo de formato.

   Finalidades comunes a todos los titulares de la información

   • Preservar la seguridad de los activos y personas que se encuentran en las instalaciones y controlar el ingreso y salida de personal y visitantes.
   • Gestión de estadísticas internas, atención al ciudadano/cliente (Gestión PQRS) Fidelización de clientes, Envío de comunicaciones.
   • Procedimientos administrativos, Administración de Sistemas de información, gestión de claves, administración de usuarios, Desarrollo operativo.
   • GEES GLOBAL S.A.S., recolecta datos personales a través de cámaras de video grabado, para proteger y controlar el ingreso y salida de su personal y activos de sus instalaciones.

   Finalidades para el tratamiento general de información de colaboradores activos, colaboradores retirados, pensionados y candidatos a ocupar vacante:

   • Reclutar, mantener base de datos de candidatos y seleccionar personal que ocuparán las vacantes.
   • Para realizar la afiliación y pago a EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar y similares.
   • En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende autorización expresa para darle Tratamiento a la información.
   • En el caso de requerimientos judiciales y legales.
   • Contabilización y pago de nómina.
   • Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del contrato laboral.
   • Realizar transacciones.
   • Pago de beneficios extralegales.
   • Auditorías.
   • Análisis estadísticos.
   • Capacitación y formación.
   • Compartir los datos personales con entidades bancarias, empresas que ofrezcan beneficios a nuestros trabajadores activos, entre otros.
   • Llevar a cabo programas de Seguridad y Salud en el Trabajo.
   • Realizar Visita Domiciliaria.
   • Practicar prueba de alcoholemia y sustancias psicoactivas.
   • Practicar prueba de Poligrafía.
   • Consulta y reporte en centrales de riesgo.
   • Practicar estudio de antecedentes Disciplinarios y de seguridad.
   • Realizar corroboración de títulos.
   • Practicar examen médico ocupacional de pre-Ingreso, periódicos, de egreso y todas las Pruebas complementarias
   y de laboratorio que se requieran.
   • Revisión de la información contenida en el SIMIT
   • Permitir la autorización y verificación en el Registro de inhabilidades sobre los antecedentes judiciales por delitos sexuales contra niños, niñas y adolescentes, con base en lo señalado en Ley 1918 de 2018 y del Decreto 753 de 2019.
   • Permitir la publicación y divulgación de imágenes, fotos, sonidos videos, entre otras, durante los eventos y programas realizados por GEES GLOBAL S.A.S., en nuestra página web, redes sociales, documentos internos y demás, sin que estos deban tener contraprestación económica alguna en favor del colaborador.
   • Para realizar controles de seguridad y vigilancia dentro de las instalaciones, para cuyos efectos se ha dispuesto de cámaras de video vigilancia dentro de algunas zonas comunes, pasillos, acceso de oficinas, puerta principal, a través de las cuales se obtienen imágenes que serán tratadas (almacenadas y conservadas) por un tiempo determinado, y cuyo fin exclusivo es la seguridad y vigilancia.
   • Para la atención de consultas, peticiones, quejas y reclamos.
   
   La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento en cada caso, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

   Tipos de datos personales que recolecta GEES GLOBAL S.A.S.,

   GEES GLOBAL S.A.S., recolecta datos personales de carácter público, semiprivado, privado y sensible.
   De acuerdo a la clasificación del Registro Nacional de Bases de Datos Personales, las categorías de datos que tiene GEES GLOBAL S.A.S., en sus bases de datos, son las siguientes:

   • Datos generales de identificación.
   • Datos específicos de identificación.
   • Datos biométricos.
   • Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial.
   • Datos de ubicación relacionados con la actividad privada.
   • Datos relacionados con la salud de la persona.
   • Datos financieros y crediticios.
   • Datos de contenido socioeconómico.
   • Datos de información tributaria.
   • Datos relacionados con la actividad económica de la persona.
   • Datos relacionados con la historia laboral de la persona.
   • Datos relacionados con el nivel educativo, y/o historial académico de la persona.
   • Datos generales relacionados con afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social: EPS; IPS; ARL, fechas ingreso/retiro EPS, AFP, etc.
   • Datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios de las personas.
   • Datos personales de acceso a sistemas de información: usuarios, IP, claves, perfiles, etc.
   • Gustos e intereses particulares.

   Recolección de los datos personales.

   GEES GLOBAL S.A.S., recolecta información personal a través de diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que tiene como empleador. La información se solicita de manera directa al titular, y en algunas ocasiones a través de terceros, casos en los cuales, verificamos que cuenten con la respectiva autorización para el tratamiento efectivo de los datos personales. Los instrumentos que utiliza GEES GLOBAL S.A.S., para recolección de la información, cuentan con los requisitos establecidos en la normatividad de protección de datos personales, y obedecen a los principios de libertad y finalidad, por lo que en cada uno de ellos, se encuentra incorporada la autorización para el tratamiento de los datos personales.
   
   Estos instrumentos pueden ser:
   

   • Formularios web
   • Formularios físicos.
   • Correos electrónicos.
   • Sistemas de control de ingresos y salidas.
   • Página web.
   • Aplicativos móviles.
   • Chat y video-chat.
   • Soporte remoto.
   • Vía telefónica.
   • Videos y fotografías.
   • Cámara de video grabado.
   • Cookies y webbug.
   • Headhounters o empresas de adquisición de talento humano.

   Derechos de los Titulares de los datos

   Los Titulares de los Datos personales, tienen derecho a:

   1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular.
   2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a GEES GLOBAL S.A.S., salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
   3. Ser informado por GEES GLOBAL S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
   4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
   5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
   La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
   6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
   
   Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013:
   
   
   1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición GEES GLOBAL S.A.S.
   2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
   3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
   4. Por estipulación a favor de otro o para otro.
   5. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

   DE LA AUTORIZACIÓN

   1. Autorización para el Tratamiento de Datos.
   
   Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del Titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus Datos Personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública.
   Para obtener la autorización, es necesario informarle al Titular de los Datos Personales de forma clara y expresa lo siguiente:
   
   
   1. El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo.
   2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
   3. Los derechos que le asisten como Titular previstos en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
   4. La identificación, dirección física o electrónica de GEES GLOBAL S.A.S.
   
   La Autorización del Titular debe obtenerse a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, formularios, formatos, actividades, concursos, presenciales o en redes sociales, formato de PQRS, mensajes de datos o Apps.
   
   En todos los casos, se debe dejar prueba del cumplimiento de los puntos anteriores.
   
   La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el Tratamiento.
   
   
   2. Autorización para Tratamiento de datos sensibles.
   Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:
   
   
   1. La autorización debe ser explícita.
   2. Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información.
   3. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.
   
   
   3. Autorización de Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA).
   Cuando se trate de la recolección y Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:
   
   
   1. La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del Tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.
   2. Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.
   3. GEES GLOBAL S.A.S., debe asegurar que el Tratamiento de los Datos Personales de los NNA será realizado respetando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice, deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal del NNA.

   TRANSFERENCIAS NACIONALES O INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES

   
   

   GEES GLOBAL S.A.S., podrá realizar transferencias de datos a otros Responsables del Tratamiento cuando así esté autorizado por el Titular de la información, por la ley o por un mandato administrativo o judicial.
   
   GEES GLOBAL S.A.S., Podrá enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia en los siguientes casos:

   1. Cuando cuente con autorización de Titular.
   2. Cuando sin contar con la autorización exista entre el Responsable y el Encargado un contrato de transmisión de datos.

   PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

   
   

   Para el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten a los Titulares de los Datos Personales, o a las personas legitimadas por ley para tal efecto, GEES GLOBAL S.A.S., dispone del correo electrónico https://merlinrod.com, a través del cual podrán presentar todas las consultas, quejas y/o reclamos asociados al derecho de Habeas Data.
   
   Todas las solicitudes que realicen las personas legitimadas para conocer los Datos Personales que reposan en GEES GLOBAL S.A.S., se canalizarán a través del mencionado correo electrónico en el cual constará la fecha de recibo de la consulta y la identidad del solicitante.
   
   El reclamo debe dirigirse a GEES GLOBAL S.A.S., y contener como mínimo la siguiente información:
   

   1. Nombre e identificación del Titular del dato o la persona legitimada.
   2. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
   3. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
   4. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.
   
   Una vez recibida la solicitud se procederá con la verificación de la identidad del peticionario o de la legitimación de éste para tal fin. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días calendarios contados a partir del día de su recepción. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se deberá informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (05) días calendarios siguientes al vencimiento del primer término.
   
   Si la solicitud o el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los dos (02) días calendarios siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos un (01) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

   SUPRESIÓN DE DATOS

   El Titular tiene el derecho, en todo momento, de solicitar a la sociedad, la supresión (eliminación) de sus Datos Personales cuando:

   1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la ley.
   2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
   3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
   
   Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, Bases de Datos o Tratamientos realizados por la sociedad. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación/eliminación no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio de este cuando:
   
   
   1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
   2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
   3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
   
   En caso de resultar procedente la eliminación de los Datos Personales, la Compañía realizará operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

   REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

   Los Titulares de los Datos Personales pueden revocar el consentimiento al Tratamiento de sus Datos Personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
   Para ello, la sociedad, deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al Titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.
   La revocatoria del consentimiento puede darse en cualquiera de las siguientes:
   

   1. Primera: Sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que la Compañía dejará de tratar por completo los datos del Titular.
   2. Segundo: La revocación parcial del consentimiento puede ocurrir sobre tipos de Tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con este tipo de revocación se mantienen vigentes otros fines de Tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.
   
   Por lo anterior, será necesario que el Titular al momento de elevar la solicitud de revocatoria, indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En el segundo caso se deberá indicar con cuál tratamiento el Titular no está conforme.
   
   Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre Titular y Responsable por el cumplimiento de un contrato o por disposición legal o de una autoridad, no podrá ser revocado.

   REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

   De acuerdo con las disposiciones legales, la sociedad, ha registrado sus Bases de Datos junto con esta Política en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con el procedimiento estipulado por dicha Superintendencia.

   VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

   Las Bases de Datos en las que se registrarán los Datos Personales, tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta Política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, los datos serán eliminados de las Bases de Datos.

   PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

   El área de talento humano, es la encargada de la función de protección de datos, la cual se puede contactar a través del email [email protected]

   CÁMARA DE GRABACION

   GEES GLOBAL S.A.S., utiliza cámaras de grabación, instalados en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones. En razón a ello, informa al público en general sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de avisos de zona de video grabado.
   
   Las imágenes y sonidos captados, grabados, transmitidos, almacenados, conservados y reproducidos en tiempo real o posterior, se encuentran sujetos a la política de tratamiento de datos personales que puede consultar en https://merlinrod.com, y éstos datos, solo serán utilizados para fines de seguridad, mejoramiento de nuestro servicio y de la experiencia cuando se encuentre dentro de nuestras instalaciones.

   POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

   GEES GLOBAL S.A.S., adoptará las medidas técnicas, administrativas y humanas necesarias para procurar la seguridad de los Datos Personales a los que les da Tratamiento, protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento a éstos. Para tal fin, ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el Personal que tenga acceso a estos datos y/o a los sistemas de información.
   
   Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del Titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento son incluidas en el Programa Integral de Gestión de Datos Personales de GEES GLOBAL S.A.S.
   
   El Tratamiento de los Datos Personales será desde el inicio del Evento hasta el día en que GEES GLOBAL S.A.S., se disuelva y se liquide o hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales.

   POLÍTICA PARA RESPONDER A UN INCIDENTE DE SEGURIDAD

   Contener el incidente de seguridad y hacer una evaluación preliminar

   Una vez que la empresa tenga conocimiento de la ocurrencia de un incidente de seguridad debe adoptar las medidas inmediatas para limitar esa falla y evitar cualquier compromiso adicional a la información de carácter personal bajo su cuidado. El responsable de atender la falla debe remitirse al documento denominado Plan de Recuperación de Desastres para ejecutar el plan de acción.
   
   

   Evaluar los riesgos e impactos asociados con el incidente de seguridad

   Identificar y evaluar del nivel de severidad del incidente de seguridad; la probabilidad de daño para los Titulares de la Información; el nivel de riesgo para sus derechos y libertades; y el Tratamiento que se dará a esos riesgos
   
   Los niveles de riesgo son:
   
   • Bajo: es improbable que el incidente de seguridad tenga un impacto en las personas, y de generarlo, este sería mínimo.
   • Medio: el incidente de seguridad puede tener un impacto en las personas, pero es poco probable que el impacto sea sustancial.
   • Alto: el incidente de seguridad puede tener un impacto considerable en las personas afectadas.
   • Grave: el incidente de seguridad puede tener un impacto crítico, extenso o peligroso en las personas afectadas.
   
   

   Identificar los daños para las personas, organizaciones y público en general

   Se debe identificar que daños podrían resultar del incidente que afecten a las personas organizaciones y publico en general, en aspectos como: riesgo de seguridad física o psicológica, hurto de identidad, suplantación de identidad, perdida financiera, perdida reputacional, pérdida de clientes, perdida de activos, honorarios de terceros, demandas judiciales, riesgo para la seguridad o salud pública.
   
   

   Notificación a la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

   Se debe reportar la ocurrencia del incidente de seguridad ante la SIC sin dilación indebida y a más tardar dentro los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlo. La notificación del incidente de seguridad en Datos Personales debe contener, como mínimo, la información que establece el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).
   
   

   Comunicar a los titulares de la información

   El responsable de la protección y tratamiento de datos personales por parte GEES GLOBAL S.A.S., debe comunicarse con los Titulares de la información para informarles sobre el incidente de seguridad relacionado con sus Datos personales y las posibles consecuencias además de proporcionar herramientas a los Titulares para minimizar el daño potencial o causado.
   
   

   Prevenir futuros incidentes de seguridad en datos personales

   Al finalizar el proceso que mitiga los riesgos asociados con el incidente, se debe hacer una reunión por parte del responsable de la protección y tratamiento de datos personales con la gerencia y demás interesados donde se defina un plan de prevención para evitar futuros eventos que puedan afectar los datos personales que se vieron afectados.

   AJUSTES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

   Con miras a mantener la vigencia de la política, GEES GLOBAL S.A.S., puede ajustarla y modificarla, indicando la fecha de la actualización en la página web o mediante el empleo de otros medios, como mensajes de datos, materiales físicos en los puntos de venta, etc.

   DISPOSICIONES FINALES

   MEDIDAS PERMANENTES

   En el tratamiento de datos personales, GEES GLOBAL S.A.S., de manera permanente, verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas, que se garantice el derecho de hábeas data a los titulares de la información y que se obtenga con los requisitos de ley, la autorización del titular para el tratamiento de los datos personales.

   MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

   La presente política de tratamiento de datos personales, se articula con el Manual interno de Políticas y Procedimientos para el tratamiento de datos personales, el cual, establece los criterios, requisitos y procedimientos para que se haga efectiva la presente política.

   FECHA DE APROBACIÓN DE LA POLÍTICA Y ENTRADA EN VIGENCIA.

   GEES GLOBAL S.A.S., se reserva el derecho de modificar su Política de Protección de Datos Personales en cualquier momento, cambio que será informado y publicado oportunamente en la página web de GEES GLOBAL S.A.S., o a través de los medios que disponga para tal fin.
   
   Los presentes términos fueron incluidos el día veinte (20) de mayo del año dos mil veinticuatro (2.024), fecha en la que entra en vigencia.